Cafe sudah berkembang dan Anda ingin memakai mesin kasir yang lebih bisa memenuhi kebutuhan, seperti otomatis mencatat transaksi, mengelola produk dan stok, sampai pantau performa bisnis dari mana saja.
Namun, pindah ke sistem yang lebih canggih kadang bisa bikin pusing, apalagi Anda dan staf belum paham bagaimana cara menggunakannya.
Tapi tak perlu khawatir, sebab panduan ini akan membahas lengkap cara menggunakan mesin kasir cafe yang lebih modern, dari pemasangan awal sampai penggunaan harian.
Yuk, simak dan mulai mengelola transaksi tanpa hambatan, serta memastikan setiap penjualan tercatat dengan akurat!
Daftar Isi
7 Cara Menggunakan Mesin Kasir Cafe, dari Setup Awal
Pasang Perangkat Keras
Install Aplikasi Kasir
Konfigurasi Sistem
Buat Akun untuk Staf Anda
Uji Coba Pemrosesan Transaksi
Cara Menggunakan Mesin Kasir Cafe saat Beroperasi
Tutup Kasir
Definisi Mesin Kasir
Secara sederhana, mesin kasir adalah perangkat yang digunakan untuk mencatat dan mengelola transaksi penjualan di suatu bisnis.
Dalam konteks cafe, mesin kasir berperan untuk mencatat setiap pembelian yang dilakukan pelanggan, menghitung total belanja, dan memproses pembayaran. Seiring berkembangnya zaman dan teknologi, fungsi mesin kasir tidak berhenti di situ saja.
Mesin kasir yang lebih modern (berbasis Android, iOS, dan cloud) mampu membantu Anda untuk melacak stok, mengelola pajak dan diskon, serta membuat laporan penjualan.
Terlebih lagi, mesin kasir modern biasanya sudah terintegrasi dengan software kasir atau aplikasi Point of Sale (POS) yang membuat proses ini semakin mudah.
Anda bisa menginput menu, harga, dan kategori produk langsung ke sistem. Setiap kali ada transaksi, semuanya tercatat otomatis. Beberapa mesin kasir bahkan mendukung pembayaran digital seperti e-wallet atau kartu kredit.
Bagi Anda yang baru menggunakan mesin kasir berbasis Android, dan ingin memahami cara kerjanya bisa membaca artikel 7 Cara Menggunakan Mesin Kasir Android untuk Bisnis Kuliner.
7 Cara Menggunakan Mesin Kasir Cafe, dari Setup Awal
Ikuti 7 cara penggunaan mesin kasir di bawah ini agar tidak ada kesalahan yang bisa menghambat transaksi di cafe Anda.
Pasang Perangkat Keras
Langkah pertama adalah memasang perangkat keras mesin kasir yang cafe Anda butuhkan. Biasanya terdapat beberapa perangkat seperti layar sentuh (touchscreen)/ponsel/tablet, laci uang, printer struk, dan scanner barcode.
Tidak harus ada semua. Pilih saja yang memang dibutuhkan untuk memperlancar operasional cafe Anda.
Lalu, pastikan perangkat keras ini diposisikan dengan tepat di konter kasir Anda, agar bisa diakses dengan mudah oleh staf.
Laci uang juga harus dipasang di tempat yang tidak terlalu terlihat oleh pelanggan, tapi tetap mudah dijangkau oleh kasir untuk menjaga keamanan.
Jangan lupa untuk memeriksa kelancaran buka-tutup laci agar tidak ada kendala saat mengambil atau menyimpan uang.
Sebelum memasang semua perangkat, pastikan dulu Anda memiliki stopkontak yang cukup dan aman untuk menghindari risiko korsleting. Jika mesin kasir Anda menggunakan koneksi internet, cek apakah sinyal di area kasir cukup kuat.
Setelah semua perangkat terpasang, lakukan pengecekan akhir guna memastikan tidak ada kabel yang longgar atau komponen yang rusak.
Install Aplikasi Kasir
Setelah perangkat keras tersusun rapi, selanjutnya Anda perlu memasang perangkat lunaknya atau aplikasi kasir di device.
Apabila Anda belum tahu mana yang ingin digunakan, cari saja di Google Play Store atau Apple Store aplikasi kasir yang paling sesuai dengan kebutuhan cafe.
Lalu, ikuti langkah pendaftaran yang disediakan oleh penyedia aplikasi tersebut. Pastikan sistem operasional mesin kasir Anda kompatibel dengan aplikasi yang dipilih.
Salah satu aplikasi kasir yang cocok untuk cafe Anda adalah Nutapos. Didesain khusus untuk usaha kuliner Indonesia, Nutapos menyediakan beragam fitur yang mampu mendukung operasional, dari buka sampai tutup outlet.
Proses pendaftarannya pun sangat mudah, selesai dalam hitungan menit saja! Anda hanya perlu memasukkan nama lengkap, email, nama bisnis, dan nomor WhatsApp yang aktif.
Konfigurasi Sistem
Sebelum pemakaian, Anda perlu melakukan konfigurasi atau pengaturan awal seperti memasukkan data produk, kategori menu, harga, dan detail lainnya.
Di Nutapos contohnya, Anda bisa mengelompokkan produk ke dalam kategori seperti “Minuman Kopi”, “Makanan Ringan”, atau “Dessert”. Pengelompokan ini akan memudahkan kasir saat memasukkan pesanan.
Anda juga bisa menambahkan detail lain seperti ukuran porsi atau varian rasa, jika produk Anda memiliki pilihan tersebut.
Misalnya, untuk minuman kopi, Anda bisa memasukkan pilihan “Panas” atau “Dingin” atau ukuran seperti “Small”, “Medium”, atau “Large”.
Selain itu, pastikan aplikasi kasir sudah tersambung ke printer struk agar bisa mencetak bukti pembayaran secara otomatis.
Jika cafe Anda menerima pembayaran digital, pastikan fitur tersebut juga sudah aktif dan terintegrasi dengan alat pembayaran yang Anda gunakan (QRIS, dompet digital, EDC, atau transfer bank)
Setelah itu, atur pajak apa saja yang berlaku. Di Indonesia, pajak restoran sekitar 10%. Jadi, pastikan pajak sudah dimasukkan ke dalam sistem sehingga harga yang tercetak di struk sudah mencakup pajak.
Jangan lupa cek ulang semua pengaturan ini sebelum mulai digunakan. Karena jika ada kesalahan, itu bisa berdampak pada catatan penjualan dan laporan keuangan Anda.
Buat Akun untuk Staf Anda
Cara penggunaan mesin kasir ini bisa dilewati apabila Anda masih mengelola cafe sendiri. Apabila Anda sudah memiliki staf, Anda perlu menambahkan dulu data mereka, menentukan peran, dan hak akses.
Pembuatan akun ini akan memudahkan staf untuk melakukan absensi dan Anda bisa melacak siapa yang bertugas di balik kasir pada saat itu.
Nah, aplikasi kasir juga memiliki fitur Hak Akses, di mana Anda dapat membuat beberapa akun pengguna dengan level akses yang berbeda.
Contoh, Anda bisa memberikan akses penuh edit transaksi dan cek laporan untuk manajer, sementara kasir hanya memiliki akses untuk mencatat transaksi.
Dengan membuat akun terpisah untuk setiap staf, Anda pun bisa dengan mudah memantau penjualan per shift. Laporan dari masing-masing staf bisa bantu Anda menganalisis performa mereka.
Jadi, pastikan setiap staf memiliki username dan password yang unik untuk keamanan. Supaya efektif mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kesalahan yang tidak terdeteksi.
Jika Anda memiliki staf baru, latih mereka dengan baik tentang cara menggunakan akun dan level akses, sehingga mereka dapat melakukan transaksi dengan lancar tanpa kebingungan.
Uji Coba Pemrosesan Transaksi
Daripada ada kendala saat pemakaian, sebaiknya uji coba dulu pemrosesan transaksi mesin kasir Anda.
Cobalah lakukan simulasi transaksi dari awal hingga akhir. Mulai dari input pesanan, menghitung total, hingga mencetak struk, dan menutup transaksi.
Pastikan semua fitur berjalan dengan lancar, seperti pencetakan struk yang jelas, penghitungan pajak yang tepat, dan metode pembayaran yang aktif.
Kalau perlu, coba simulasi pembayaran dengan beberapa metode. Lakukan transaksi tunai, lalu coba transaksi dengan kartu kredit atau e-wallet seperti GoPay atau OVO.
Jika cafe Anda memiliki diskon atau promo, lakukan juga uji coba juga dengan memasukkan kode diskon atau potongan harga, untuk memastikan sistem dapat menghitung total akhir dengan benar.
Lalu, tes buka-tutup laci uang setelah setiap transaksi, pastikan struk tercetak dengan cepat dan tidak ada masalah dalam pengiriman data ke printer.
Jika ditemukan masalah selama uji coba, segera lakukan penyesuaian atau hubungi penyedia perangkat kasir sebelum cafe mulai beroperasi.
Dengan uji coba yang menyeluruh, Anda bisa menghindari gangguan saat cafe sedang sibuk melayani pelanggan.
Cara Menggunakan Mesin Kasir Cafe saat Beroperasi
Proses penggunaan mesin kasir di tengah operasional tidaklah rumit, hanya perlu ketelitian agar tidak terjadi kesalahan. Berikut alurnya:
Baca juga: Cara Memilih dan Memakai Mesin Kasir
Input Pesanan Pelanggan
Saat pelanggan memesan, kasir menginput pesanan dengan memilih produk dari menu yang sudah tersedia di sistem kasir.
Periksa dan Konfirmasi Pesanan
Lalu, kasir perlu memeriksa kembali apakah pesanan yang diinput sudah benar. Cek tipe penjualan, jumlah pesanan, dan catatan tambahan dari pelanggan.
Setelah pesanan lengkap, mesin kasir akan secara otomatis menghitung total harga, termasuk pajak dan diskon jika ada. Kasir hanya perlu menginformasikan jumlah total kepada pelanggan.
Pilih Metode Pembayaran
Tanyakan kepada pelanggan apakah mereka ingin membayar tunai atau menggunakan metode lain seperti kartu kredit atau e-wallet (OVO, GoPay, dll.).
Kasir kemudian memilih metode pembayaran yang sesuai di mesin kasir. Mesin POS seperti Nutapos juga akan otomatis melakukan pembulatan harga apabila ada transaksi tunai, untuk memudahkan kasir memberi kembalian.
Proses Pembayaran
Jika pelanggan membayar tunai, kasir memasukkan uang ke dalam laci dan memberikan kembalian. Jika pembayaran menggunakan metode digital, pastikan transaksi berhasil dan terkonfirmasi di sistem.
Cetak Struk dan Berikan ke Pelanggan
Setelah pembayaran selesai, cetak struk dan serahkan kepada pelanggan. Struk ini menjadi bukti pembelian yang juga penting untuk pengecekan transaksi ketika tutup outlet.
Di tengah operasional, staf Anda perlu memantau jumlah uang tunai di laci kasir selalu cukup untuk memberikan kembalian kepada pelanggan.
Tutup Kasir
Setelah hari operasional selesai, langkah terakhir yang harus dilakukan adalah menutup kasir. Proses ini dilakukan untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan benar dan tidak ada uang yang hilang.
Proses tutup kasir dimulai dengan mencetak laporan penjualan harian dari mesin kasir. Laporan ini akan menunjukkan total penjualan, metode pembayaran yang digunakan, serta jumlah uang tunai yang seharusnya ada di laci.
Setelah laporan dicetak, kasir harus menghitung uang tunai di laci dan mencocokkannya dengan total penjualan tunai yang tercatat di mesin kasir.
Jika jumlah uang sesuai dengan laporan, itu berarti tidak ada kesalahan selama transaksi. Namun, jika ada selisih, kasir harus memeriksa ulang catatan transaksi untuk menemukan penyebabnya, apakah ada kesalahan input atau kembalian yang salah.
Selain itu, jika cafe Anda menerima pembayaran digital atau menggunakan kartu kredit, pastikan jumlah transaksi tersebut sesuai dengan laporan di sistem.
Setelah semua dicek dan sesuai, uang tunai bisa disimpan atau disetorkan, tergantung kebijakan cafe Anda.
Kesimpulan
Demikian panduan lengkap tentang cara menggunakan mesin kasir cafe. Sebagai pemilik cafe, pemahaman yang baik tentang ini akan membantu Anda menghindari masalah saat cafe sedang ramai.
Sistem yang telah dikonfigurasi dengan baik akan memudahkan kasir dalam melayani pelanggan, menghindari kesalahan transaksi, dan mempercepat proses pembayaran.
Selain itu, fitur-fitur seperti pelaporan penjualan akan sangat berguna dalam mengontrol performa cafe secara keseluruhan.
Jadi, pastikan Anda dan tim menguasai kegunaan mesin kasir agar cafe dapat beroperasi dengan lebih profesional dan efisien.
Comments