Aplikasi POS (Point of Sale) atau kasir bisa bantu bisnis Anda agar lebih gampang dikelola, dari urusan transaksi hingga stok barang dan bahan. Tapi, jangan sampai asal pilih aplikasi!
Tidak semua aplikasi POS cocok untuk semua jenis bisnis. Yang dibutuhkan oleh bisnis kuliner pasti berbeda dengan ritel atau perhotelan.
Sebelum mulai pakai, ada beberapa hal yang perlu dipikirkan. Mulai dari perangkat yang kompatibel, fitur yang dibutuhkan, sampai soal keamanan dan biaya.
Yuk, ketahui dan pahami lebih lanjut 7 hal penting sebelum menggunakan aplikasi POS!
Daftar Isi
Hal Penting Sebelum Menggunakan Aplikasi POS untuk Bisnis Anda
Aplikasi Kompatibel dengan Perangkat Anda
Apa Saja Fitur Aplikasi POS yang Dibutuhkan
Seberapa Mudah Pemakaian Aplikasi
Pertimbangkan Harga Awal dan Biaya Tambahan
Seberapa Aman Aplikasi Melindungi Data
Punya Dukungan Pelanggan yang Responsif
Demo dan Ulasan Pengguna Lain
Hal Penting Sebelum Menggunakan Aplikasi POS untuk Bisnis Anda
Setiap aplikasi punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Makanya, Anda perlu memastikan semuanya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Berikut 7 hal penting yang wajib diperhatikan sebelum menggunakan aplikasi POS untuk bisnis Anda. Simak baik-baik, ya!
1. Aplikasi Kompatibel dengan Perangkat Anda
Hal pertama yang harus dicek adalah apakah aplikasi tersebut bisa dipakai di perangkat yang sudah Anda punya.
Kalau Anda pakai tablet, smartphone, atau komputer, pastikan aplikasi POS kompatibel dengan sistem operasinya, entah itu Android, iOS, atau Windows.
Jangan sampai Anda sudah berlangganan aplikasinya, tapi ternyata tidak bisa jalan di perangkat yang ada. Ini hanya akan membuat Anda keluar biaya lebih untuk beli perangkat baru.
Selain itu, periksa juga spesifikasi minimal yang dibutuhkan aplikasi tersebut. Beberapa aplikasi mungkin butuh perangkat dengan RAM atau prosesor tertentu supaya bisa berjalan lancar.
Kalau perangkat Anda terlalu ‘lemot’, aplikasi POS bisa jadi lambat atau sering error. Tidak ada salahnya untuk bertanya dulu ke penyedia aplikasi atau baca spesifikasi yang ada di website mereka.
2. Apa Saja Fitur Aplikasi POS yang Dibutuhkan
Setiap bisnis itu beda, jadi fitur yang dibutuhkan dari aplikasi POS juga bisa beda-beda. Sebelum memilih, pastikan Anda tahu apa saja fitur yang paling penting untuk bisnis Anda.
Contohnya jika Anda punya bisnis restoran, fitur manajemen meja, pesanan dapur, dan split bill akan sangat diperlukan.
Beda halnya dengan warung makan. Anda lebih membutuhkan fitur kasir, promosi, dan paket menu.
Jadi, jangan tertarik cuma karena aplikasi punya banyak fitur canggih. Pastikan dulu semua fitur itu memang relevan dengan bisnis Anda.
Fitur yang tidak penting cuma buat aplikasi jadi lebih ribet saat dipakai dan membingungkan Anda atau karyawan.
Misalnya, Anda mungkin tidak perlu fitur manajemen gudang atau multi-cabang kalau hanya punya satu lokasi toko kecil.
Fokus pada fitur dasar seperti pencatatan transaksi, laporan penjualan harian, manajemen stok, dan integrasi dengan pembayaran digital.
Fitur tambahan seperti program loyalitas atau manajemen karyawan juga bisa dipertimbangkan kalau memang relevan dengan bisnis Anda.
3. Seberapa Mudah Pemakaian Aplikasi
Aplikasi POS yang bagus harus gampang dipakai. Bukan cuma untuk Anda, tapi juga untuk pegawai yang mungkin tidak terlalu paham teknologi.
Kalau aplikasinya susah dinavigasi, operasional bisa semakin lambat dan hal ini hanya akan membuat pengguna frustrasi. Alhasil, Anda atau karyawan akan buang waktu saja.
Cari aplikasi yang punya tampilan desain sederhana, mudah diakses, dan tidak butuh banyak klak-klik untuk menyelesaikan satu tugas.
Cek juga apakah aplikasi tersebut menyediakan pelatihan atau tutorial untuk membantu Anda dan tim lebih cepat menguasai penggunaannya.
Ada aplikasi POS, seperti Nutapos, yang menyediakan panduan video atau bahkan demo langsung, jadi tim Anda bisa belajar dengan cepat tanpa harus trial and error.
4. Pertimbangkan Harga Awal dan Biaya Tambahan
Harga adalah salah satu hal penting sebelum menggunakan aplikasi POS. Jangan cuma lihat harga awalnya, tapi cek juga apakah ada biaya tambahan yang mungkin muncul di kemudian hari.
Beberapa aplikasi POS menawarkan harga murah di awal, tapi ternyata ada biaya untuk update fitur atau biaya perawatan yang bisa bikin kantong jebol kalau tidak diperhitungkan.
Ada pula aplikasi yang menerapkan biaya per pengguna atau per perangkat. Kalau bisnis Anda punya banyak karyawan atau cabang, bisa jadi biayanya makin besar.
Oleh sebab itu, pastikan Anda tahu dengan jelas berapa total biaya yang harus dikeluarkan per bulan bila berlangganan.
Kemudian, cek apakah ada biaya tambahan untuk fitur-fitur tertentu, seperti manajemen stok lanjutan, integrasi dengan sistem pembayaran online, atau tambah kapasitas penyimpanan data.
Lebih baik pilih aplikasi yang sangat transparan soal harga, jadi Anda bisa memperkirakan pengeluaran dengan jelas dari awal.
Jangan sampai terkejut karena tiba-tiba ada biaya tambahan yang tidak Anda sadari. Bandingkan beberapa opsi aplikasi POS dan lihat mana yang paling sesuai dengan anggaran bisnis Anda.
5. Seberapa Aman Aplikasi Melindungi Data
Keamanan data harus sangat Anda perhatikan apabila bisnis Anda menyimpan data pelanggan, transaksi, dan beragam laporan. Contohnya untuk usaha kuliner.
Salah pilih aplikasi POS restoran bisa membuat data Anda rentan diretas atau dicuri. Karena itu, pastikan aplikasi yang Anda pakai punya sistem keamanan yang kuat.
Cek apakah aplikasi tersebut punya fitur enkripsi data. Ini yang membuat informasi sensitif seperti data pelanggan dan penjualan tidak bisa diakses oleh orang yang tidak berwenang.
Selain itu, aplikasi POS yang baik juga harus punya fitur backup otomatis (biasanya di cloud). Nah kalau ada masalah teknis atau perangkat rusak, data Anda tetap aman dan bisa dipulihkan dengan mudah.
Anda tidak mau kan tiba-tiba data hilang begitu saja tanpa cadangan? Pastikan fitur ini ada supaya Anda atau karyawan panik kalau terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Jangan lupa untuk cek juga reputasi aplikasi tersebut. Aplikasi yang sudah terkenal dan banyak digunakan biasanya lebih bisa dipercaya karena mereka sudah terbukti aman.
6. Punya Dukungan Pelanggan yang Responsif
Tidak peduli seberapa canggih aplikasi POS online yang dipilih, masalah teknis pasti tetap ada dan bisa terjadi kapan saja.
Baik itu aplikasi yang error, kesulitan saat update, atau ada fitur yang tidak berfungsi dengan baik.
Makanya, penting untuk memilih aplikasi kasir yang punya dukungan pelanggan yang responsif dan siap membantu kapan pun dibutuhkan.
Baca juga: 3 Kekurangan Aplikasi Kasir Online Gratis
Semisal, aplikasi tiba-tiba error pas lagi ramai dan jam makan siang, tetapi Anda tidak bisa menghubungi tim support dengan cepat. Ini bisa buat bisnis kacau karena pelanggan jadi kesal.
Karena itu, pastikan aplikasi POS yang Anda pilih punya tim dukungan pelanggan yang mudah dihubungi, baik itu lewat telepon, chat, atau email.
Lebih bagus lagi kalau mereka bisa diakses kapan pun ada masalah, sehingga Anda bisa langsung dapat bantuan.
Selain kecepatan respon, pastikan juga tim support-nya kompeten. Sebab, tidak ada gunanya kalau mereka cepat merespon tapi tidak bisa kasih solusi yang tepat.
Jadi, pilih aplikasi POS yang punya layanan support yang cepat, tanggap, dan profesional. Uji coba apakah tim paham soal teknis dan bisa membantu masalah Anda dengan baik.
7. Demo dan Ulasan Pengguna Lain
Sudah menemukan aplikasi mana yang ingin Anda coba pakai, tapi masih ragu? Coba cek dulu demo aplikasinya.
Di standar industri sekarang, sudah banyak penyedia aplikasi POS online yang menawarkan demo dan uji coba gratis selama beberapa hari atau minggu.
Manfaatkan kesempatan ini untuk melihat apakah aplikasi tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Dengan mencoba langsung, Anda bisa tahu apakah fitur-fitur yang ditawarkan benar-benar mudah digunakan dan berguna untuk operasional sehari-hari. Selama pemakaian, cek juga ulasan dari pengguna lain.
Pengalaman orang-orang yang sudah lebih dulu memakai aplikasi tersebut bisa memberikan gambaran yang lebih jelas soal kelebihan dan kekurangannya.
Apakah aplikasi sering error? Bagaimana dengan dukungan pelanggannya? Apakah harganya sepadan dengan fitur yang diberikan? Semua ini bisa Anda temukan di ulasan pengguna secara online.
Jangan hanya melihat ulasan di situs resmi penyedia aplikasi, cari juga di forum atau platform lain yang lebih netral. Ulasan yang jujur bisa membantu Anda menghindari masalah di kemudian hari.
Kesimpulan
Memilih aplikasi kasir yang tepat itu penting buat kelancaran bisnis. Maka dari itu, jangan asal pilih dan perhatikan 7 hal penting sebelum menggunakan aplikasi POS!
Seperti kompatibilitas perangkat, fitur yang dibutuhkan, kemudahan pemakaian, harga, keamanan data, dukungan pelanggan, dan juga ulasan dari pengguna lain.
Dengan begitu, Anda bisa lebih yakin kalau aplikasi yang dipilih benar-benar cocok buat bisnis Anda dan membuat operasional jadi lebih efisien.
Comments