Banyak pelaku usaha yang masih belum memahami apa itu invoice pembelian. Padahal, ketidaktahuan ini bisa buat bisnis repot sendiri, apalagi kalau ada masalah hukum atau salah catat keuangan.
Agar Anda tidak bingung lagi, artikel ini akan membahas tuntas tentang invoice pembelian.
Mulai dari pengertian, manfaat, cara membuatnya, sampai perbedaan antara invoice dan nota. Yuk, simak penjelasannya!
Apa Itu Invoice Pembelian?
Pexels – Memahami apa itu invoice.
Invoice pembelian dalam bisnis merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh penjual untuk pembeli.
Biasanya, invoice digunakan dalam transaksi bisnis formal dengan sistem pemesanan terlebih dahulu sebelum pembayaran dilakukan (pesan dulu, bayar lunas kemudian).
Dokumen ini berisi rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang dibeli, seperti:
- Identitas Penjual dan Pembeli
- Nomor Invoice
- Tanggal Invoice
- Rincian Barang atau Jasa (Jumlah dan Harga)
- Total Pembayaran
- Pajak dan Diskon
- Metode Pembayaran
- Batas Waktu Pembayaran
- Keterangan Tambahan (Syarat dan Ketentuan)
- Tanda Tangan atau Stempel Perusahaan
Manfaat Invoice Pembelian
Menerbitkan invoice pembelian memiliki berbagai manfaat, antara lain:
1. Sebagai Bukti Transaksi Resmi
Invoice yang dilengkapi dengan cap, tanda tangan, dan materai, dapat menjadi dokumen resmi yang sah di mata hukum.
Apabila ada pelanggaran, maka dokumen ini bisa jadi alat bukti seperti yang tertera pada Pasal 1866 KUH Perdata.
Baca juga: Inilah Alasan Kenapa Sudah Saatnya Anda Pakai Aplikasi Pembukuan!
2. Memudahkan Pencatatan Keuangan Bisnis dan Pajak
Invoice membantu dalam pencatatan keuangan yang lebih rapi dan teratur. Sehingga dapat memudahkan pelacakan semua transaksi keuangan yang ada dalam bisnis Anda.
Dengan ini, perusahaan dapat lebih mudah menghitung dan melaporkan pajak yang terutang. Sebab, semua nominal pajak sudah ada di setiap invoice pembelian.
3. Bantu Kelola Ketersediaan Barang dan Piutang
Bagi pebisnis, invoice pembelian sangat membantu dalam mencatat barang apa saja yang sudah diterima dan barang yang masih dalam proses pengiriman.
Ini akan memudahkan Anda untuk memastikan ketersediaan barang tetap terjaga dan stok terorganisir dengan baik.
Selain itu, invoice juga penting untuk mencatat piutang (uang yang masih harus dibayar oleh pelanggan).
Sehingga Anda bisa memantau pembayaran yang harus diterima dan memastikan semua transaksi tercatat dengan jelas.
Cara Membuat Invoice Pembelian
Setelah memahami apa itu invoice pembelian, selanjutnya kita bahas cara membuatnya dengan mudah.
1. Gunakan Template Invoice
Untuk membuat invoice, Anda bisa memanfaatkan template yang sudah tersedia. Misalnya, template yang ada pada Google Spreadsheet.
Cara mendapatkan template ini:
- Masuk ke akun Google Anda dan buka Google Spreadsheet.
- Pada halaman utama, klik “Template Gallery” (Galeri Template) di bagian atas layar.
- Di galeri, scroll ke bawah hingga Anda menemukan kategori “Work” dan template “Invoice”.
Kemudian, langsung klik pada template yang ingin Anda pilih. Setelah template tersebut terbuka, Anda bisa mulai edit sesuai kebutuhan bisnis.
Dengan begitu, Anda bisa membuat invoice dengan mudah dan cepat tanpa harus memulai dari nol.
2. Sesuaikan Identitas Bisnis
Isi bagian header dengan informasi bisnis Anda, seperti:
- Nama Bisnis: Misalnya, “PT Mitra Agung (MAG).”
- Alamat Bisnis: Alamat lengkap lokasi usaha.
- Nomor Telepon dan Email: Untuk memudahkan komunikasi.
3. Tambahkan Informasi Transaksi
Isi detail transaksi secara lengkap:
- Nomor Invoice: Beri nomor unik untuk mempermudah pelacakan.
- Tanggal Invoice: Tanggal pembuatan dokumen.
- Nama Pemasok atau Pembeli: Cantumkan nama lengkap pemasok bahan baku atau mitra langganan.
Contohnya, Anda bertransaksi dengan PT Lahap Kalap. Ini sudah transaksi ke dua kalinya (02). Tanggal transaksi adalah 3 Januari 2025 (03-01-2025). Anda bisa menulis nomor invoice yang unik LKP-02-03012025.
4. Detail Barang atau Jasa
Di bagian tabel, tambahkan rincian barang atau jasa yang dibeli:
- Nama produk, seperti “Ayam potong 20 kg” atau “Minyak goreng 10 jerigen.”
- Jumlah barang.
- Harga per unit.
- Total harga.
5. Hitung Total Pembayaran
Gunakan fungsi otomatis Google Spreadsheet untuk menghitung total biaya, pajak, dan diskon, jika ada. Misalnya:
- Kolom Subtotal: Rumus SUM untuk menjumlahkan total harga.
- Kolom Pajak: Tambahkan persentase pajak (jika berlaku).
- Kolom Total: Total keseluruhan yang harus dibayar.
6. Tambahkan Catatan Penting
Di bagian bawah template, Anda bisa menambah catatan penting, seperti:
- Batas waktu pembayaran.
- Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, e-wallet, dll.)
7. Simpan dan Kirim Invoice
Terakhir, simpan dokumen dalam format PDF (agar informasi aman dan tidak bisa diedit lagi oleh penerima).
Lalu, kirimkan invoice kepada penerima melalui email atau aplikasi pesan yang bisnis Anda pakai.
Baca juga: 12 Cara Mendapatkan Modal Usaha untuk Bisnis Makanan & Minuman
Contoh Invoice Pembelian untuk Usaha Kuliner
Supaya lebih mudah memahami apa itu invoice pembelian, berikut ini contohnya:
Perbedaan Invoice dan Nota
Invoice dan nota sering dianggap dokumen yang sama. Padahal, mereka memiliki perbedaan.
| Aspek | Invoice | Nota |
| Definisi | Dokumen resmi yang berisi rincian transaksi dan permintaan pembayaran. | Dokumen yang digunakan sebagai tanda bukti pembelian barang atau jasa. |
| Fungsi | Sebagai alat permintaan pembayaran dan pencatatan transaksi untuk keperluan akuntansi dan pajak. | Sebagai bukti transaksi. |
| Waktu Dikeluarkan | Saat barang dipesan – sebelum pembayaran. | Setelah pembayaran dilakukan. |
| Rincian Dokumen | Nomor invoice Tanggal Pembuatan Identitas (penjual – pembeli) Deskripsi Barang Subtotal Pajak Diskon Total Bayar Metode Pembayaran Batas Waktu Pembayaran Catatan Tambahan Tanda Tangan | Nomor nota Tanggal Transaksi Identitas Penjual Deskripsi Barang Pajak, diskon, service charge. Total Bayar Metode Pembayaran Tanda Terima (tanda tangan, stempel, atau keterangan LUNAS) Additional (Misal: pasword wifi) tergantung tempat usaha. |
| Penggunaan | Untuk transaksi bisnis formal, terutama transaksi kredit. | Untuk transaksi langsung, umum digunakan di toko retail, restoran, dan lainnya. |
| Nilai Hukum | Dapat digunakan sebagai bukti hukum jika tagihan belum dibayar. | Digunakan sebagai garansi bahwa barang yang diterima sesuai atau bukti komplain. |
Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Point of Sales untuk Bisnis Kuliner
Kesimpulan
Jadi, apa itu invoice pembelian? Singkatnya, ini adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mencatat rincian transaksi jual beli.
Fungsinya sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan, serta sebagai catatan resmi dari transaksi yang dilakukan.
Jika tagihan belum lunas, invoice dapat dipakai untuk menuntut pembayaran melalui jalur hukum.
Sedang cari solusi untuk catat transaksi sehari-hari di bisnis? Anda bisa menggunakan Nutapos, aplikasi kasir yang dirancang khusus untuk semua usaha kuliner!
Dengan Nutapos, Anda dapat:
- Mencatat transaksi lebih cepat.
- Cetak atau kirim nota digital ke pelanggan.
- Mengelola stok produk.
- Mengatur promo, diskon hingga pajak.
Tunggu apalagi? Coba aplikasi kasir Nutapos selama 14 hari gratis untuk merasakan manfaatnya!
Anda bisa mulai dengan buat akun melalui backoffice Nutacloud dan download aplikasinya lewat Google Play Store.
