Sebagai pemilik usaha kuliner, memahami cara membuat pembukuan keuangan yang rapi dapat membantu Anda mengelola keuangan dengan lebih baik.
Sebab, Anda jadi lebih tahu berapa dan ke mana saja uang hasil penjualan mengalir, serta apa saja kemungkinan pengeluaran yang bisa dikurangi supaya bisnis semakin untung.
Lantas, bagaimana cara praktis membuat pembukuan keuangan yang benar? Apa saja informasi yang harus diperhatikan dan dimasukkan dalam pembukuan?
Panduan ini akan membantu Anda memahami cara membuat dan contoh pembukuan keuangan yang mudah digunakan untuk usaha kuliner, lengkap dengan langkah-langkah praktis!
Apa Itu Pembukuan?
Sebelum kita beranjak ke cara membuat pembukuan keuangan, simak dulu pengertian dari pembukuan.
Pembukuan adalah proses pencatatan semua transaksi keuangan yang terjadi. Biasanya pada satu atau beberapa buku besar khusus pencatatan.
Pembukuan keuangan khusus untuk bisnis fokus pada pencatatan yang sistematis dan terorganisir mengenai segala hal terkait uang di bisnis Anda, contohnya:
- Pemasukan: Uang yang Anda dapatkan dari penjualan produk atau jasa.
- Pengeluaran: Uang yang Anda keluarkan untuk menjalankan bisnis, seperti biaya sewa, gaji karyawan, dan belanja bahan baku.
- Utang: Pinjaman yang Anda ambil untuk bisnis.
- Piutang: Uang yang Anda tagih dari pemasok atau pelanggan.
Tujuan utamanya untuk memastikan semua uang yang masuk dan keluar tercatat dengan jelas sehingga Anda dapat memantau kesehatan keuangan usaha.
Manfaat Pembukuan Keuangan untuk Usaha Kuliner
Berikut 2 manfaat mempunyai pembukuan keuangan yang terperinci dan spesifik untuk usaha kuliner Anda:
1. Mengetahui Arus Kas dan Kesehatan Keuangan Bisnis
Arus kas adalah aliran uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda setiap hari. Misalnya, uang masuk dari penjualan makanan/minuman dan uang keluar untuk membeli bahan baku, membayar gaji karyawan, dan biaya operasional.
Mengetahui arus kas akan membantu Anda memastikan bahwa bisnis selalu memiliki cukup uang tunai untuk operasional sehari-hari.
Selain itu, Anda juga bisa mengidentifikasi kapan bisnis mengalami surplus atau defisit kas. Apabila Anda melihat adanya penurunan arus kas, Anda bisa mencari cara untuk meningkatkan penjualan atau mengurangi biaya.
Contohnya, dalam dua bulan terakhir, biaya bahan baku terlalu tinggi. Nah, Anda bisa mencari pemasok yang menawarkan harga lebih kompetitif atau memodifikasi resep.
2. Memudahkan Pelaporan Pajak
Anda akan mengalami kesulitan dalam menghitung berapa besar pajak yang harus dibayar, tanpa pembukuan keuangan yang terperinci dan akurat.
Oleh sebab itu, diperlukan catatan yang dapat memudahkan Anda untuk memasukkan dan melihat data pemasukan/pengeluaran harian, bulanan, atau tahunan.
Selain itu, pembukuan yang baik juga memudahkan Anda untuk menunjukkan bukti semua transaksi, jika ada pemeriksaan pajak dari pihak berwenang.
Cara Membuat Pembukuan Keuangan untuk Usaha Kuliner
Ketahui 6 cara praktis yang akan membantu Anda membuat pembukuan keuangan untuk bisnis kuliner.
1. Memahami Dasar-dasar Akuntansi
Walaupun Anda hanya ingin membuat pembukuan sederhana, masih diperlukan pemahaman dasar terkait akuntansi.
Supaya Anda mengerti apa saja konsep, istilah, dan informasi yang harus ada dalam pembukuan keuangan, manual maupun digital.
a. Konsep Debit dan Kredit
Setiap transaksi keuangan melibatkan debit (pemasukan) dan kredit (pengeluaran). Contoh sederhananya:
- Anda menerima pembayaran dari pelanggan; ini dicatat sebagai debit.
- Anda membayar pembelian bahan baku; ini dicatat sebagai kredit.
b. Aset, Liabilitas, dan Ekuitas
Aset adalah semua yang dimiliki oleh bisnis Anda, termasuk uang tunai, inventaris, peralatan, dan properti.
Liabilitas merujuk pada semua yang harus Anda bayar, seperti utang kepada pemasok atau pinjaman bank.
Sedangkan, ekuitas adalah nilai bersih dari bisnis Anda, yaitu selisih antara aset dan liabilitas.
| Contoh: Aset: Uang tunai Rp 50 juta, inventaris Rp 20 juta. Liabilitas: Utang kepada pemasok Rp 15 juta. Ekuitas: Rp 55 juta (aset – liabilitas). |
Dengan memahami tiga elemen ini, Anda bisa mengetahui kondisi keuangan bisnis dengan lebih jelas.
c. Jurnal Umum
Catatan harian dari semua transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis disebut jurnal umum.
Pencatatan ini memerlukan rincian setiap transaksi, seperti tanggal, keterangan, jumlah debit, dan jumlah kredit.
| Contoh: 1 Mei 2024: Penjualan Nasi Goreng, Debit: Rp 200,000, Kredit: – 1 Mei 2024: Pembelian Bahan Baku, Debit: -, Kredit: Rp 50,000 |
Mencatat transaksi secara harian akan membantu Anda menjaga catatan tetap rapi dan teratur.
d. Buku Besar
Buku besar adalah tempat di mana semua transaksi dari jurnal umum diringkas. Di sini bisa ada beberapa kategori atau akun.
Setiap akun dalam bisnis Anda, seperti kas, inventaris, dan utang, memiliki halaman tersendiri dalam buku besar.
| Contoh: Akun Kas: Debit Rp 200,000 dari penjualan Nasi Goreng, Kredit Rp 50,000 untuk pembelian bahan baku. Akun Bahan Baku: Kredit Rp 50,000 untuk pembelian bahan baku. |
Jadi, transaksi dari jurnal umum dipindahkan ke buku besar untuk setiap akun yang relevan. Supaya Anda bisa melihat saldo setiap akun dengan jelas dan rinci.
e. Laporan Keuangan
Ada tiga jenis laporan keuangan utama yang perlu Anda buat:
- Laporan Laba Rugi?berisi pendapatan dan biaya selama periode tertentu, untuk melihat apakah bisnis menghasilkan keuntungan atau mengalami kerugian.
- Laporan Neraca?berisi posisi keuangan bisnis pada waktu tertentu, mencatat aset, liabilitas, dan ekuitas.
- Laporan Arus Kas?menunjukkan aliran uang masuk dan keluar selama periode tertentu.
2. Menentukan Sistem Pembukuan yang Tepat (Manual vs. Digital)
Terdapat dua pilihan utama untuk membuat pembukuan keuangan: manual dan digital. Pada pembukuan manual atau tradisional, Anda mencatat semua transaksi keuangan di buku atau lembaran laporan menggunakan tangan.
Kelebihannya adalah biayanya yang relatif rendah dan tidak memerlukan teknologi canggih. Maka dari itu, sistem ini cocok untuk usaha kecil dengan sedikit transaksi dan struktur keuangan yang sederhana.
Namun, pembukuan manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, seperti salah mencatat angka atau lupa mencatat transaksi.
Selain itu, sulit untuk mengakses data secara cepat dan efisien, terutama jika Anda membutuhkan laporan keuangan dalam waktu singkat.
Di lain sisi, pembukuan digital memerlukan software (perangkat lunak) untuk mencatat dan mengelola transaksi keuangan.
Dengan sistem ini, Anda dapat memasukkan data keuangan ke dalam program komputer atau aplikasi khusus dalam jumlah besar.
Keuntungan utama dari pembukuan digital adalah efisiensinya. Semua data keuangan dapat dicatat dengan cepat dan akurat, serta mudah diakses kapan saja.
Aplikasi kasir yang menyediakan fitur ini (contohnya nutapos) juga dilengkapi dengan fitur tambahan, seperti:
- Pelacakan inventaris
- Pembuatan laporan keuangan otomatis
- Kirim laporan otomatis ke email.
Hasilnya, Anda dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Namun, diperlukan pelatihan untuk belajar menggunakan software yang dipilih.
Jika Anda baru memulai, sebaiknya coba sistem manual terlebih dahulu. Ketika bisnis sudah berkembang dan volume transaksi meningkat, Anda bisa beralih ke sistem digital.
3. Mencatat Semua Jenis Transaksi Keuangan
Setiap transaksi yang terjadi dalam bisnis harus dicatat dengan detail dan akurat. Transaksi keuangan dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama: pemasukan, pengeluaran, pembelian, penjualan, dan pembayaran utang.
Pemasukan mencakup semua uang yang masuk ke bisnis Anda, seperti pendapatan dari penjualan makanan dan minuman.
Pengeluaran berupa semua uang yang keluar, seperti biaya bahan baku, gaji karyawan, biaya pemasaran, dan biaya operasional lainnya.
Apabila bisnis Anda memiliki utang kepada pemasok atau pihak lain, catat setiap pembayaran yang dilakukan.
Detailnya termasuk jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan oleh/kepada siapa pembayaran dilakukan.
Ini membantu Anda memantau status utang bisnis Anda dan memastikan bahwa semua pembayaran tercatat dengan baik.
4. Membuat Buku Harian Kas
Buku harian kas adalah catatan keuangan harian untuk melacak pemasukan dan pengeluaran restoran Anda secara detail. Yang perlu dicatat di buku harian kas:
- Tanggal: Kapan transaksi keuangan terjadi.
- Deskripsi: Penjelasan singkat tentang transaksi tersebut. Misalnya, “Pembelian tepung terigu 5 kg”.
- Debit (D): Mencatat pemasukan uang.
- Kredit (K): Mencatat pengeluaran uang.
- Saldo: Jumlah sisa uang kasir bisnis Anda setelah semua pengeluaran dikurangi pemasukan tiap harinya.
Untuk lebih memudahkan pencatatan secara manual, buatlah kode singkat yang mendeskripsikan transaksi yang paling sering dilakukan.
Pastikan pula penjumlahan debit, kredit, dan saldo dilakukan dengan akurat untuk menghindari kesalahan.
5. Membuat Buku Besar
Kalau buku harian kas mencatat semua transaksi keuangan harian secara kronologis, buku besar mengelompokkan transaksi tersebut ke dalam akun-akun tertentu.
Cara membuat pembukuan keuangan kelima ini harus dilakukan, untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan memantau setiap aspek keuangan bisnis.
Contoh akun-akun yang biasa digunakan di bisnis kuliner:
- Kas: Mencatat semua uang tunai yang masuk dan keluar.
- Persediaan Bahan Baku: Mencatat pembelian dan penggunaan persediaan bahan baku.
- Piutang Dagang: Mencatat piutang atau hutang dagang kepada supplier bahan baku.
- Peralatan Dapur: Mencatat pembelian dan penyusutan peralatan dan perlengkapan dapur.
- Penjualan: Mencatat semua pendapatan restoran dari hasil penjualan makanan dan minuman.
- Beban Sewa: Mencatat semua biaya sewa tempat usaha, termasuk listrik, air, dan biaya kebersihan.
- Gaji Karyawan: Mencatat semua gaji dan tunjangan yang Anda bayarkan kepada karyawan.
Buku besar juga penting dalam pembuatan laporan keuangan. Data yang tercatat bisa Anda digunakan untuk menyusun laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.
6. Menyusun Laporan Keuangan (Laba Rugi, Neraca, Arus Kas)
Laporan keuangan seperti rapor keuangan untuk bisnis Anda. Pencatatan ini merangkum informasi keuangan dalam periode tertentu, biasanya bulanan atau tahunan.
Sebelumnya telah dijelaskan apa definisi dari ketiga laporan keuangan ini. Jadi, kita langsung memahami apa saja isinya.
a. Laporan Laba Rugi
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui apakah bisnis kuliner Anda mengalami keuntungan atau kerugian dalam periode tertentu. Isinya termasuk:
- Penjualan: Semua pendapatan restoran dari hasil penjualan makanan dan minuman dicatat disini.
- Harga Pokok Penjualan (HPP): Jumlah biaya yang dikeluarkan untuk membeli dan menyiapkan bahan baku menu yang dijual.
- Laba kotor: Penjualan dikurangi HPP akan menghasilkan laba kotor, untuk menunjukkan efektivitas bisnis dalam mengelola biaya bahan baku.
- Beban Operasional:?Semua pengeluaran restoran selain biaya bahan baku dicatat disini, seperti sewa tempat, gaji karyawan, dan biaya listrik.
- Laba bersih: Laba kotor dikurangi beban operasional akan menunjukkan laba bersih, yaitu keuntungan setelah semua pengeluaran dibayarkan.
Tabel contoh laporan laba rugi:
| Akun | Nominal (Rp) | Keterangan |
| Penjualan | 100.000.000 | Penjualan makanan dan aneka minuman |
| Harga Pokok Penjualan (HPP) | 50.000.000 | Biaya pembelian bahan baku makanan, mie, bumbu, dan bahan lainnya |
| Laba Kotor | 50.000.000 | Penjualan – HPP |
| Beban Operasional | 30.000.000 | – Sewa tempat: Rp 5.000.000- Gaji karyawan: Rp 10.000.000- Listrik & air: Rp 3.000.000- Biaya promosi: Rp 2.000.000- Perlengkapan: Rp 10.000.000 |
| Laba Bersih | 20.000.000 | Laba Kotor – Beban Operasional |
b. Laporan Neraca
Laporan neraca menunjukkan kesehatan keuangan bisnis Anda pada suatu waktu tertentu.
- Aset: Semua harta yang dimiliki restoran Anda dicatat disini, seperti uang tunai, persediaan bahan baku, peralatan dapur, dan kendaraan antar (jika ada).
- Liabilitas: Semua hutang restoran Anda dicatat disini, seperti utang dagang kepada supplier dan gaji karyawan yang belum dibayarkan.
- Ekuitas: Modal awal investasi Anda di restoran dan laba ditahan (laba bersih yang tidak dibagikan) dicatat disini.
Tabel contoh laporan neraca:
| Akun | Nominal (Rp) | Keterangan |
| Aset | 70.000.000 | – Kas: Rp 20.000.000- Persediaan bahan baku: Rp 30.000.000- Peralatan dapur: Rp 20.000.000 |
| Liabilitas | 10.000.000 | Utang dagang ke supplier bahan baku |
| Ekuitas | 60.000.000 | Modal awal + Laba Bersih (Januari) |
c. Laporan Arus Kas
Laporan ini menunjukkan pergerakan uang masuk dan keluar restoran Anda dalam periode tertentu.
- Arus Kas Operasi: Dari kegiatan operasional restoran, seperti penerimaan dari penjualan dan pembayaran untuk pembelian bahan baku dan gaji karyawan.
- Arus Kas Investasi: Dari kegiatan seperti pembelian peralatan dapur baru atau renovasi tempat usaha.
- Arus Kas Pendanaan: Dari kegiatan pendanaan, seperti pinjaman bank atau penambahan modal sendiri.
Tabel contoh laporan arus kas:
| Aktivitas | Nominal (Rp) | Keterangan |
| Arus Kas Operasi | 40.000.000 | – Kas dari penjualan: Rp 100.000.000- Pembayaran HPP: Rp 50.000.000- Pembayaran beban operasional: Rp 30.000.000 |
| Arus Kas Investasi | – | – |
| Arus Kas Pendanaan | – | – |
| Kenaikan Kas Bersih | 40.000.000 | – |
5 Tabel Contoh Pembukuan Keuangan Lainnya untuk Usaha Kuliner
Jika Anda ingin membuat sistem pembukuan manual, Anda bisa menggunakan 5 tabel contoh pembukuan di bawah ini.
1. Tabel Contoh Pembukuan Penjualan Makanan Harian
Tabel ini digunakan untuk mencatat semua penjualan harian dari berbagai menu makanan yang dijual di restoran Anda.
Dengan mencatat setiap transaksi penjualan, Anda bisa memantau pendapatan harian dan mengidentifikasi menu yang paling laris.
| Tanggal | Menu | Jumlah Porsi Terjual | Harga Satuan (Rp) | Total Penjualan (Rp) |
| 01/05/2024 | Nasi goreng | 50 | 20.000 | 1.000.000 |
| 01/05/2024 | Es teh manis | 30 | 5.000 | 150.000 |
| 01/05/2024 | Nasi goreng | 40 | 20.000 | 800.000 |
| 02/05/2024 | Es teh manis | 25 | 5.000 | 125.000 |
| … | … | … | … | … |
2. Tabel Contoh Pembukuan Pengeluaran dan Pemasukan
Tabel kedua dapat membantu Anda mencatat semua pengeluaran dan pemasukan bisnis secara rinci.
Dengan begitu, Anda bisa mengetahui arus kas secara keseluruhan, memantau pengeluaran operasional, dan memastikan bahwa pemasukan selalu lebih besar dari pengeluaran.
| Tanggal | Keterangan | Pengeluaran (Rp) | Pemasukan (Rp) | Saldo Kas (Rp) |
| 01/05/2024 | Pembelian bakso | 2.000.000 | – | 20.000.000 |
| 01/05/2024 | Penjualan bakso | – | 1.000.000 | 21.000.000 |
| 02/05/2024 | Pembelian mie | 500 | – | 20.500.000 |
3. Tabel Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar
Tabel stok barang penting untuk mencatat persediaan yang masuk dan keluar, seperti bahan baku dan produk jadi.
Tujuannya agar Anda bisa mengontrol inventaris, menghindari kekurangan stok, dan mencegah pemborosan bahan.
| Tanggal | Jenis Transaksi | Barang | Jumlah | Satuan |
| 01/05/2024 | Masuk | Daging sapi | 20 kg | Kg |
| 01/05/2024 | Keluar | Daging sapi | 15 kg | Kg |
| 01/05/2024 | Masuk | Mie | 50 bungkus | Bungkus |
| 02/05/2024 | Keluar | Mie | 40 bungkus | Bungkus |
| … | … | … | … | … |
4. Tabel Contoh Pembukuan Uang Kas
Tabel pembukuan uang kas berfungsi untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan uang tunai.
Jadi, Anda dapat memantau ketersediaan kas dan memastikan bahwa semua transaksi tunai tercatat dengan baik.
| Tanggal | Keterangan | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 01/05/2024 | Saldo Awal | 0 | 0 | 5,000,000 |
| 01/05/2024 | Penjualan Nasi Goreng | 1,000,000 | 0 | 6,000,000 |
| 01/05/2024 | Pembelian Bahan Baku | 0 | 300,000 | 5,700,000 |
| 02/05/2024 | Penjualan Mie Ayam | 450,000 | 0 | 6,150,000 |
| 02/05/2024 | Pembayaran Gaji | 0 | 1,000,000 | 5,150,000 |
5. Tabel Contoh Pembukuan Sederhana
Tabel pembukuan sederhana merupakan versi ringkas dari pembukuan keuangan yang mencakup semua transaksi penting.
Tabel ini cocok untuk usaha kuliner kecil yang baru memulai dan membutuhkan cara mudah untuk memantau keuangan mereka.
| Tanggal | Keterangan | Pemasukan (Rp) | Pengeluaran (Rp) | Saldo (Rp) |
| 01/05/2024 | Saldo Awal | 0 | 0 | 5,000,000 |
| 01/05/2024 | Penjualan Nasi Goreng | 1,000,000 | 0 | 6,000,000 |
| 01/05/2024 | Pembelian Bahan Baku | 0 | 300,000 | 5,700,000 |
| 02/05/2024 | Penjualan Mie Ayam | 450,000 | 0 | 6,150,000 |
| 02/05/2024 | Pembayaran Gaji | 0 | 1,000,000 | 5,150,000 |
Nutapos, Aplikasi Pembukuan Keuangan untuk Bisnis Kuliner
Memiliki bisnis kuliner yang sukses memang menggiurkan, tapi mengelola keuangannya bisa jadi rumit. Di sinilah nutapos hadir sebagai solusi.
Nutapos adalah aplikasi kasir yang dirancang khusus untuk bisnis kuliner di Indonesia. Dengan beragam fitur Nutapos, Anda dapat:
- Mencatat semua transaksi keuangan dengan mudah dan akurat, mulai dari penjualan, pembelian, hingga pengeluaran operasional.
- Membuat laporan keuangan secara otomatis, seperti laba rugi, neraca, dan arus kas, untuk membantu Anda menganalisis kesehatan keuangan bisnis Anda.
- Mengelola stok barang secara efektif untuk memastikan Anda selalu memiliki persediaan yang cukup.
- Meningkatkan efisiensi operasional dengan fitur-fitur seperti kasir online/offline, manajemen karyawan, dan analitik penjualan.
Nutapos juga mudah digunakan dan dilengkapi dengan tutorial YouTube yang lengkap, sehingga Anda tidak perlu memiliki keahlian akuntansi untuk menggunakannya.
Kesimpulan
Pembukuan keuangan yang baik adalah fondasi penting bagi kesuksesan bisnis kuliner Anda.
Dengan mencatat semua transaksi keuangan, membuat buku harian kas, dan menyusun laporan keuangan, Anda bisa memantau kesehatan keuangan bisnis dan membuat keputusan yang lebih tepat.
Menggunakan aplikasi seperti nutapos dapat menyederhanakan cara membuat pembukuan keuangan dan memberikan banyak manfaat tambahan, seperti:
- Menghemat waktu.
- Kemudahan akses.
- Meningkatkan efisiensi.
- Integrasi fitur kasir.
Sehingga, Anda bisa fokus pada aspek lain dari bisnis, seperti inovasi menu tambahan dan peningkatan layanan pelanggan.
Dengan pembukuan yang teratur dan akurat, Anda pun dapat menjaga stabilitas keuangan, mengidentifikasi peluang bisnis, dan merencanakan strategi jangka panjang yang lebih baik.
Semua ini akan berkontribusi pada pertumbuhan bisnis kuliner Anda di masa depan. Jadi, mulailah menerapkan pembukuan yang baik dan manfaatkan teknologi seperti nutapos untuk mendukung perjalanan bisnis Anda.
Yuk, unduh nutapos sekarang?dan kelola keuangan bisnis kuliner Anda dengan lebih mudah!
