Kalau tidak ada proses manajemen yang benar, operasional bisnis Anda bisa saja kacau dan berantakan.
Kok bisa? Karena tidak ada sistem atau tata cara yang jadi panduan untuk mengatur setiap aktivitas bisnis. Hal ini bisa menimbulkan banyak masalah.
Contoh, Anda ingin menghemat stok bahan baku. Namun, tidak ada prosedur yang jelas untuk mengelola persediaan stok.
Karyawan juga tidak diberi pelatihan bagaimana caranya melakukan pengecekan stok rutin. Hasilnya? Anda bisa saja menyimpan terlalu banyak stok atau stok habis tanpa ada catatan yang jelas.
Oleh sebab itu, sebagai pelaku bisnis, Anda perlu memahami semua hal tentang proses mengelola usaha. Yuk, simak!
Definisi Proses Manajemen
Sederhananya, proses manajemen adalah cara untuk mengatur dan mengontrol semua hal yang terjadi dalam bisnis Anda.
Ini dilakukan agar semua aktivitas bisa berjalan dengan lancar dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Kalau di bisnis kuliner, proses ini dimulai dari:
- Merencanakan konsep bisnis dan menu.
- Mengatur karyawan (dari kasir sampai dapur).
- Mengelola keuangan dan stok, sampai
- Memastikan pelayanan yang buat pelanggan puas.
Tahapan Proses Manajemen
Ada 4 tahap utama yang harus dilalui agar bisnis Anda bisa berjalan lancar dan jadi lebih tertata.
1. Perencanaan (Planning)
Apapun proses dan jenis bisnisnya, pasti dimulai dari membuat rencana atau strategi. Ini dilakukan agar arah dan tujuan bisnis jelas, sehingga Anda tidak bingung apa saja yang harus dilakukan.
Nah, apa saja yang harus direncanakan?
a. Konsep Bisnis
Tentukan Anda ingin buat usaha yang seperti apa, di mana lokasinya, menu yang ingin dijual, dan siapa target pelanggannya.
Jika bisnis ingin menonjolkan konsep tertentu, perhatikan bagaimana interior dan suasana tempat usaha Anda. Apakah bisa membuat pelanggan betah makan di sana?
b. Analisis Pasar
Cari tahu siapa saja kompetitor bisnis Anda. Apa yang mereka jual? Bagaimana dengan harganya?
Apa yang bikin mereka sukses atau gagal? Kemudian, cari keunggulan yang bisa buat bisnis Anda berbeda dan menarik.
c. Anggaran Bisnis
Lakukan estimasi berapa banyak dana yang Anda butuhkan untuk memulai usaha (modal awal) dan menjalankan bisnis (biaya operasional bulanan).
Apakah cukup? Jika tidak, pikirkan mana saja hal yang bisa Anda tunda terlebih dahulu.
Lalu, rencanakan target pendapatan bisnis. Berapa uang yang harus didapat agar bisa mengembalikan modal dan menutup biaya operasional? Berapa banyak produk yang harus dijual dalam satu hari?
Apa saja strategi pemasaran atau promosi yang harus dilakukan agar dapat memikat pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan setia?
Baca juga: 6 Cara Memulai Bisnis Makanan Online dari Nol, Cocok untuk Pemula
2. Pengorganisasian (Organizing)
Setelah ada rencana yang matang, Anda perlu mengatur semua sumber daya atau aset yang ada, seperti karyawan, bahan baku, dan peralatan.
Kalau bisa, langsung buat SOP (Standard Operating Procedure). Sesuai namanya, SOP berguna untuk menetapkan suatu standar pada bisnis Anda, seperti:
- SOP bar dan dapur (cara buat produk, pemakaian stok, dan kebersihan).
- SOP pelayanan (menerima pelanggan, menangani keluhan pelanggan, dan kebersihan).
- SOP kasir (menerima pembayaran, memberitahukan promosi, dan upselling produk).
- SOP karyawan (jadwal kerja, absensi, kompensasi, proses izin, lembur, dan resign).
Lakukan pelatihan pada karyawan yang Anda rekrut agar mereka paham dan patuh kepada SOP.
3. Pelaksanaan (Leading/Implementing)
Di tahap ini, Anda harus bisa jadi pemimpin yang dapat mengarahkan karyawan, mengontrol proses manajemen operasional, dan memastikan semua hal berjalan dengan baik.
Pantau bagaimana mereka bekerja. Apakah sudah sesuai dengan standar yang Anda tetapkan? Jika ada masalah, berikan feedback dan contoh agar karyawan bisa cepat tanggap untuk menyelesaikannya.
Sebagai pemilik bisnis, Anda juga perlu memantau bagaimana uang bergerak. Cek dari mana datang dan perginya uang tersebut, supaya Anda paham apakah bisnis masih untung atau ada hal yang banyak memakan biaya.
4. Pengendalian (Controlling)
Sekalipun bisnis berjalan sangat lancar, Anda masih perlu melakukan pengecekan dan evaluasi. Supaya bisa sedia payung sebelum hujan.
Jika Anda tidak bisa pantau setiap hari, buat saja jadwal rutin untuk evaluasi, misal seminggu sekali.
Bahas apa saja hal yang terjadi dalam kurun waktu tersebut. Apakah ada hal yang menghambat kerja karyawan?
Apakah ada pelanggan yang puas atau malah kecewa dengan pelayanan? Atau, ada saran dari pelanggan soal menu yang ditawarkan dan permintaan diskon untuk produk favorit mereka?
Jika bisnis berjalan kurang sesuai dengan ekspektasi, cari tahu akar masalahnya. Misal, target penjualan minggu ini menurun dari yang sebelumnya.
Lihat aspek mana yang menyebabkan hal ini. Apakah dari harga bahan baku yang mahal, ada kompetitor baru dengan harga dan rasa yang lebih oke, atau kurang aksi pemasaran?
Jangan takut untuk mendiskusikan hal tersebut dengan karyawan (atau pelanggan) Anda. Tanyakan pendapat mereka dan solusi seperti apa yang cocok untuk menyelesaikannya.
Contoh Penerapan Proses Manajemen pada Bisnis Kuliner
Langsung saja ke contoh spesifik, kita pakai contoh kasus sebuah usaha kecil rumahan yang ingin menjual camilan pedas. Sebut saja namanya Spicy Bites.
Pertama, kita buat tahap perencanaannya (konsep bisnis):
- Produk variatif (makaroni, keripik, usus, dan basreng), serta dijual dengan banyak pilihan rasa dan level kepedasan.
- Harga cukup bersaing (antara Rp15.000 sampai Rp20.000) , dengan menawarkan produk kemasan per 100 gram.
- Target pasarnya anak muda dan pekerja kantoran yang suka camilan pedas.
- Tempat jualan hanya melalui aplikasi pesan antar dan media sosial.
Analisis kompetitor:
- Banyak kompetitor yang menawarkan produk yang sama.
- Keunggulan mereka: harga lebih murah, kemasan lebih praktis, dan bisa beli paketan.
- Kelemahan mereka: rasa dan level kepedasan kurang konsisten.
Anggaran bisnis:
- Untuk menutupi biaya operasional, Spicy Bites harus bisa menjual minimal 30 produk per hari.
- Biaya yang ditanggung: bahan baku, kemasan, komisi aplikasi, gaji 1 karyawan, dan utilitas.
Lanjut ke pengorganisasian usaha:
- Bahan baku: makaroni, keripik, usus, basreng, minyak goreng, dan aneka bumbu pedas.
- Peralatan: kompor, wajan, kemasan bersegel yang kedap udara, dan timbangan.
- SOP: cek stok, cara produksi, cek rasa, pengemasan, kebersihan, dan pengiriman.
Selanjutnya, tahap pelaksanaan. Karena tidak ada toko fisik, Spicy Bites bisa memperkenalkan bisnis melalui media sosial (WhatsApp dan TikTok saja misalnya) dan aplikasi pesan antar yang dipakai.
Dengan cara posting foto produk, informasi lengkap soal bisnis dan produk, serta video testimoni dari pelanggan.
Untuk menarik pelanggan baru, usaha bisa menawarkan berbagai jenis promosi:
- Diskon 10% untuk pembelian pertama.
- Paket combo yang lebih murah (beli 2 cuma Rp25.000).
- Ada kupon potongan ongkir di aplikasi pesan antar.
Ketika produk akan dikirim, pemilik usaha atau karyawan bisa cek produk dan kemasan terlebih dahulu. Pastikan rasa aman dan kemasan rapat (tidak ada yang rusak atau bolong).
Baca juga: Fitur Penting pada Aplikasi Manajemen Cafe dan Restoran
Terakhir, ada tahap pengendalian di mana pemilik usaha melakukan pengecekan performa bisnis dan evaluasi.
- Buat dan pantau laporan penjualan mingguan. Apakah sudah stabil, naik, atau turun?
- Cek jenis camilan mana yang paling laris dan kurang laku.
- Lihat rating usaha di aplikasi pesan antar. Apakah rendah atau tinggi?
- Lihat dan minta ulasan pelanggan. Bisa dari aplikasi, WhatsApp bisnis, atau media sosial.
Apabila ada penurunan penjualan, cari tahu sumbernya. Mungkin ada rasa yang disukai pelanggan, tapi tidak terlalu sesuai dengan selera mereka.
Atau, kompetitor ada yang menawarkan kemasan lebih besar (per 200 sampai 500 gram) dengan harga lebih murah, dan ini memiliki penjualan yang tinggi.
Kesimpulan
Demikian semua hal yang perlu Anda ketahui mengenai proses manajemen bisnis, terutama untuk usaha kuliner.
Agar operasional berjalan lancar, pastikan semua tahap saling terhubung dengan baik. Dari perencanaan yang jelas, sampai evaluasi performa bisnis.
Meskipun terlibat ribet di awal, proses operasional yang baik akan membantu Anda dalam menemukan masalah, menyusun rencana perbaikan, dan mencari solusi yang sesuai.
Jika Anda ingin mempermudah manajemen bisnis kuliner, Anda bisa pakai aplikasi kasir seperti Nutapos.
Nutapos bisa buat banyak proses manajemen jadi lebih simpel dan tidak bikin pusing, seperti:
- Catat dan terima pesanan pelanggan secara otomatis.
- Cek transaksi dan buat laporan penjualan secara real-time.
- Kelola stok bahan baku langsung dari aplikasi dan backoffice nutacloud.
- Buat banyak program promosi dan diskon.
- Markup harga jual pesanan dari aplikasi pesan antar.
- Cek produk yang jadi favorit pelanggan.
Semua ini bisa Anda lakukan hanya dengan beberapa klik saja, langsung di layar handphone, tablet, atau laptop.
Tertarik untuk coba? Unduh aplikasi kasirnya sekarang atau buat akun Anda melalui backoffice nutacloud. Ada demo dan masa trial gratis selama 14 hari!
