Serial number adalah kode unik (angka, huruf, atau kombinasi) yang diberikan pada setiap barang untuk membedakan satu produk dengan produk lainnya, meski produknya sama persis.
Selain untuk melacak produk, serial number juga membantu dalam melacak barang, menghindari barang palsu, dan mempermudah klaim garansi.
Artikel ini akan membahas dengan detail apa itu serial number, fungsi, jenis formatnya, dan bagaimana cara membuat serial number untuk produk Anda. Yuk, simak lebih lanjut!
Apa Itu Serial Number?
Singkatnya, serial number adalah kode unik yang digunakan untuk membedakan setiap barang atau produk yang sudah diproduksi.
Ada juga beberapa istilah lain yang dipakai untuk menyebut kode ini, seperti nomor serialisasi, S/N, atau SN.
Kenapa nomor harus beda? Karena nomor seri berfungsi untuk membantu pebisnis dan pelanggan melacak barang, tahu kapan diproduksi, dan memudahkan proses klaim garansi kalau ada kerusakan.
Anda bisa menemukan nomor ini di berbagai macam barang. Contoh, di barang elektronik seperti handphone, laptop, atau TV.
Baca juga: 11 Cara Mengatasi Kecurangan Kasir dengan Aplikasi POS
Kapan Bisnis Membutuhkan Serial Number?
Serial number adalah wajib hukumnya apabila bisnis Anda menjual atau menyewa produk dalam jumlah besar dan membutuhkan pengawasan yang ketat, seperti perusahaan manufaktur.
Tujuan utamanya memang untuk mempermudah Anda melacak setiap produk. Sebab, serial number bisa langsung menunjukkan kapan dan dimana produk itu dibuat.
Ketika perusahaan tahu unit mana yang bermasalah, maka produk bisa langsung ditarik dari peredaran atau diperbaiki.
Di Indonesia sendiri, produk yang termasuk obat dan obat tradisional wajib mencantumkan 2D barcode yang memuat informasi seperti nomor izin edar, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, dan nomor serialisasi.
Selain itu, bisnis yang jual produk dengan nilai tinggi atau produk yang rawan rusak juga bisa pakai serial number.
Fungsi Serial Number untuk Bisnis
Dibalik angka dan huruf unik yang tertera pada produk, ada beberapa fungsi penting yang bisa bantu operasional bisnis:
1. Mempermudah Pelanggan Klaim Garansi
Salah satu fungsi utama serial number adalah mempermudah proses klaim garansi. Biasanya, Anda akan diminta serial number ini sebagai bukti.
Ketika proses klaim berlangsung, perusahaan bisa langsung memverifikasi produk yang Anda beli, dari kapan diproduksi, kapan barang itu dijual, hingga masa garansinya. Jadi, semua detailnya bisa langsung dilacak dengan cepat.
Selain itu, serial number juga membantu perusahaan memastikan bahwa barang yang diajukan untuk klaim memang asli dan sesuai dengan catatan mereka, guna menghindari pemalsuan atau penipuan klaim.
Baca juga: Apa Saja Perangkat Kasir Point of Sale untuk Bisnis Kuliner?
2. Mengontrol Kualitas dan Melacak Produk Cacat
Peran serial number adalah besar dalam hal kontrol kualitas barang yang dijual. Misalnya, ada pelanggan yang komplain soal produk A yang catat.
Dengan bantuan nomor seri produk A, perusahaan akan cek dan bisa tahu persis di batch mana barang itu dibuat, kapan dibuat, dan siapa yang membuatnya.
Jika ada komplain lain untuk produk yang dibuat di batch yang sama, perusahaan bisa langsung menarik semua produk yang berpotensi cacat tersebut.
Agar pelanggan selanjutnya tidak kena masalah yang sama dan perusahaan bisa memastikan setiap produk mereka sampai di tangan pelanggan dalam kondisi terbaik.
3. Mencegah Pencurian Barang
Pencurian barang merupakan masalah besar buat banyak bisnis/pelanggan, apalagi kalau produk yang dijual punya nilai tinggi atau harganya mahal.
Dengan adanya serial number unik, barang yang hilang atau dicuri bisa langsung diidentifikasi. Karena jelas rekam jejaknya.
Bahkan, jika ada yang mencoba untuk menjual barang curian tersebut, pihak kepolisian bisa mengecek serial number-nya dan memastikan apakah barang tersebut tercatat atau tidak.
4. Melindungi dari Barang Palsu
Nah, serial number juga dapat bantu melindungi bisnis dari barang palsu atau tiruan. Bagaimana caranya?
Setiap produk asli yang dijual oleh bisnis akan punya serial number yang terdaftar dalam sistem mereka.
Kalau ada orang yang mencoba untuk memalsukan produk, mereka tidak akan bisa menggunakan serial number yang sama dengan produk asli.
Pembeli juga bisa mengecek keaslian barang hanya dengan melihat serial number. Misalnya, sebelum beli tas mewah, pembeli bisa mengecek serial number tas tersebut melalui website resmi atau aplikasi dari brand-nya.
Kalau serial number yang muncul sesuai dengan data produk asli, berarti tas tersebut asli. Sebaliknya, kalau ada perbedaan, kemungkinan besar itu barang palsu.
Jenis Format dan Contoh Serial Number
Berikut jenis format serial number yang dapat digunakan untuk penomoran atau pelabelan produk:
1. Nomor Berurutan (Sequential Serial Numbers)
Sesuai namanya, ini adalah serial number yang dibuat secara berurutan. Biasanya, ada kode tanggal atau kode batch untuk menandakan kapan produk itu diproduksi.
Contoh serial number: SN: 20230715-001-123
- 20230715: Tanggal produksi (15 Juli 2023)
- 001: Kode batch
- 123: Nomor unik produk tersebut
2. Alfanumerik (Alphanumeric Serial Numbers)
Serial number jenis ini menggabungkan huruf dan angka. Jadi, bisa memberikan informasi lebih banyak tentang produk, misalnya jenis atau modelnya.
Contoh serial number: SN: TBL-101A234
- TBL: Kategori produk (misalnya, meja)
- 101: Model atau tipe produk
- A234: Nomor unik produk
Selain itu, kombinasi huruf dan angka ini umum dipakai untuk produk yang butuh proteksi ekstra, seperti perangkat lunak. Karena lebih unik dan lebih sulit diprediksi.
3. Acak (Random Serial Numbers)
Nomor seri acak biasanya dibuat menggunakan algoritma atau generator tertentu, agar tidak ada pola yang bisa ditebak atau menghasilkan kode unik yang sama.
Kombinasi kodenya bebas, dan tidak mengikuti urutan tertentu. Contoh serial number: X7Y2Q5D9, P29X8L4F, 7U9P6D3K
Salah satu brand yang menerapkan random serial number adalah Rolex, perusahaan asal Swiss yang terkenal dengan pembuatan jam tangan mewah.
Tujuan pakai jenis ini agar produk lebih sulit dipalsukan dan juga sulit untuk mengetahui kapan tahun produksi atau berapa banyak jam yang diproduksi.
Cara Membuat Serial Number untuk Produk
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan supaya serial number produk Anda mudah dikelola.
1. Tentukan Tujuan Serial Number
Jika tujuan utama dari serial number adalah untuk melacak pergerakan produk dari produksi hingga distribusi, kode ini harus mencakup informasi seperti batch atau tanggal produksi.
Apabila Anda ingin kode unik ini mampu melindungi produk dari pemalsuan, maka pastikan jenis yang dipilih sulit ditebak, dilacak, dan disalin tempel.
Intinya, pastikan tujuan dari nomor ini sesuai dengan produk Anda dan mengandung informasi yang relevan pula.
2. Pertimbangkan Elemen dalam Serial Number
Setiap serial number bisa mengandung beberapa elemen yang memberikan informasi tambahan tentang produk. Contohnya:
| Kode Tanggal atau Waktu | Informasi tentang kapan produk diproduksi atau dikirim. Contohnya, 20230506 untuk produk yang diproduksi pada 6 Mei 2023. |
| Kode Batch atau Batch Number | Menyebutkan batch produksi atau kelompok produk yang diproduksi dalam satu waktu. Misalnya, B123 untuk batch ke-123. |
| Kode Produk atau Kategori | Memberikan informasi tentang jenis atau kategori produk. Misalnya, MJ untuk meja, KRS untuk kursi, dll. |
| Nomor Urut atau Unik | Bagian unik dari serial number yang bisa berfungsi sebagai identifikasi tunggal untuk setiap produk. Misalnya, 001, 002, dan seterusnya. |
| Kode Lokasi atau Departemen | Jika produk diproduksi di lokasi tertentu atau di departemen tertentu, ini bisa ditambahkan dalam serial number. Contohnya, JPR untuk produksi di Jepara. |
Nah, elemen ini bisa juga Anda pertimbangkan sesuai dengan jenis format serial number. Pilih saja informasi yang paling cocok dan pas untuk dimasukkan.
Baca juga: Pengertian, Cara Kerja, dan Fungsi Printer Thermal untuk Bisnis
3. Atur Sistem Pengkodean
Anda perlu memastikan bahwa sistem pengkodean yang dibuat dapat mengakomodasi banyak produk dan batch produksi tanpa kebingungan.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
| Batasan Jumlah Digit | Pastikan serial number cukup untuk menampung semua informasi, tetapi tidak terlalu panjang sehingga sulit untuk dikelola. | Contohnya, sistem 6-12 digit cukup untuk melacak informasi penting. |
| Pengkodean yang Sistematis | Pastikan ada pola yang sistematis untuk mempermudah identifikasi produk. | Contohnya, dua digit pertama untuk kode tahun, dua digit selanjutnya untuk bulan, dan seterusnya, |
4. Tes dan Evaluasi Sistem Serial Number
Setelah merancang sistem serial number, Anda perlu untuk mengujinya terlebih dahulu. Coba terapkan sistem serial number ke beberapa produk dan lihat bagaimana sistem ini bekerja dalam operasional sehari-hari.
Pastikan bahwa serial number bisa dengan mudah dilacak dan tidak ada kebingungan saat diterapkan di lapangan.
Setelah sistem serial number berjalan, penting untuk memastikan bahwa sistem ini tetap konsisten dan diperbarui bila diperlukan.
Jika ada perubahan dalam produk atau metode produksi, Anda perlu menyesuaikan format serial number agar tetap relevan.
Kesimpulan
Serial number adalah kode yang sangat berguna untuk bisnis, baik untuk melacak produk, mengelola kualitas, ataupun memudahkan klaim garansi dan mencegah penipuan.
Terlebih lagi, membuat serial number yang unik dan terstruktur dengan baik akan sangat memudahkan proses manajemen produk dan inventaris di bisnis Anda.
Untuk Anda yang ingin mempermudah operasional bisnis kuliner, aplikasi kasir Nutapos siap membantu!
Meskipun tidak bisa buat serial number, Nutapos sangat handal dalam mencatat penjualan, terima pembayaran tunai/digital, mengelola stok, dan memantau transaksi harian.
Tertarik untuk coba pakai aplikasinya? Yuk, langsung daftarkan akun Anda di backoffice nutacloud dan unduh aplikasi kasirnya di sini.
